Karl Van Hoofstat Elke Bogaerts Geert Rottiers Gilbert Van de Vreken Myriam Baeyens Marjan Nauwelaert Nicole Haerenout Koen Vaerten Rita Jacobs Leo Haucourt Danny Schoonderwoert Axel Boen Rob Mennes Stan Scholiers Philippe Van Bellingen Betty Van Cauteren Vera Goris Philip Lemal Pieter Smits Chantal Jacobs Karl Van Hoofstat Elke Bogaerts Geert Rottiers Gilbert Van de Vreken Myriam Baeyens Marjan Nauwelaert Nicole Haerenout Koen Vaerten Rita Jacobs Leo Haucourt Danny Schoonderwoert Axel Boen Rob Mennes Stan Scholiers Philippe Van Bellingen Vera Goris Philip Lemal Pieter Smits Chantal Jacobs Philippe Van Bellingen Vera Goris Stan Scholiers Gilbert Van de Vreken Rob Mennes Axel Boen Danny Schoonderwoert Pieter Smits Leo Haucourt Marjan Nauwelaert Karl Van Hoofstat Koen Vaerten Philip Lemal Geert Rottiers Elke Bogaerts Myriam Baeyens Rita Jacobs Nicole Haerenout Chantal Jacobs aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Aanpassing reglement culturele en sociale participatie. - Goedgekeurd
De gemeenteraad,
Overwegende dat de deelname aan het verenigingsleven, cultuur-, sport- en jeugdactiviteiten invloed hebben op het sociaal welzijn van de mens en zijn participatie in de maatschappij bevorderen;
Overwegende dat de financiële drempel soms te hoog is;
Beslist:
Met 19 stemmen voor (Rob Mennes, Geert Rottiers, Vera Goris, Pieter Smits, Axel Boen, Leo Haucourt, Stan Scholiers, Karl Van Hoofstat, Philippe Van Bellingen, Rita Jacobs, Koen Vaerten, Nicole Haerenout, Myriam Baeyens, Chantal Jacobs, Philip Lemal, Marjan Nauwelaert, Elke Bogaerts, Danny Schoonderwoert en Gilbert Van de Vreken)
Artikel 1:
Het reglement subsidie culturele en sociale participatie goed te keuren als volgt:
"Artikel 1:
De subsidie culturele en sociale participatie is een toelage die de financiële drempel tot culturele, sport- en jeugdactiviteiten moet verlagen. Je kan de toelage gebruiken om lidgeld of noodzakelijke materialen/uniformen bij een sportvereniging en/of jeugdvereniging of een culturele activiteit te betalen. Je kan deze toelage ook gebruiken voor de deelname aan meerdaagse schoolactiviteiten.
Artikel 2:
De toelage is enkel bestemd voor inwoners van Schelle die tot één van de volgende categorieën behoren:
1. Personen die gebruik maken van de dienstverlening van het OCMW van Schelle, een laag inkomen hebben én problemen ondervinden om dergelijke activiteiten te betalen.
2. Personen met een overmatige schuldenlast na sociaal onderzoek.
3. Personen met een leefloon.
Artikel 3:
Men richt de aanvraag aan het OCMW van Schelle. De aanvraag zal behandeld worden door een maatschappelijk assistent van het OCMW van Schelle en het Bijzonder Comité voor de Sociale dienst.
Artikel 4:
Dit reglement voorziet een betoelaging door het OCMW van 80 % van de kostprijs met een max. van € 100,00 per jaar en per gezinslid. 20 % blijft ten laste van de klant.
Het OCMW stort dit bedrag rechtstreeks aan de desbetreffende vereniging of organisatie.
Na sociaal onderzoek kan er om billijkheidsredenen afgeweken worden van het voorgaande."
Artikel 2:
Dit reglement vervangt het reglement van 24/07/2018 en treedt in werking op 01/01/2023.
Karl Van Hoofstat Elke Bogaerts Geert Rottiers Gilbert Van de Vreken Myriam Baeyens Marjan Nauwelaert Nicole Haerenout Koen Vaerten Rita Jacobs Leo Haucourt Danny Schoonderwoert Axel Boen Rob Mennes Stan Scholiers Philippe Van Bellingen Betty Van Cauteren Vera Goris Philip Lemal Pieter Smits Chantal Jacobs Karl Van Hoofstat Elke Bogaerts Geert Rottiers Gilbert Van de Vreken Myriam Baeyens Marjan Nauwelaert Nicole Haerenout Koen Vaerten Rita Jacobs Leo Haucourt Danny Schoonderwoert Axel Boen Rob Mennes Stan Scholiers Philippe Van Bellingen Vera Goris Philip Lemal Pieter Smits Chantal Jacobs Philip Lemal Geert Rottiers Koen Vaerten Myriam Baeyens Marjan Nauwelaert Nicole Haerenout Leo Haucourt Danny Schoonderwoert Elke Bogaerts Philippe Van Bellingen Pieter Smits Chantal Jacobs Gilbert Van de Vreken Karl Van Hoofstat Stan Scholiers Rob Mennes Vera Goris Axel Boen Rita Jacobs aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Afsprakennota tussen het vast bureau en het managementteam: Goedkeuring. - Goedgekeurd
De gemeenteraad,
Gezien het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 171§2) bepaalt dat de algemeen directeur een afsprakennota afsluit met het vast bureau.
Gezien de algemeen directeur dit doet mede namens het managementteam;
Gezien deze afsprakennota minstens dient te omvatten:
● de wijze van samenwerken tussen mandatarissen en het ambtelijk management om de beleidsdoelstellingen te realiseren;
● de omgangsvormen tussen bestuur en administratie;
● de wijze waarop de algemeen directeur gedelegeerde bevoegdheden uitoefent.
Gezien deze nota is opgelegd door de decreetgever, maar enkel werkbaar is indien deze gedragen wordt door haar ondertekenaars;
Gezien het voor zich spreekt dat iedere zichzelf respecterende organisatie in dit verband enkel gebaat kan zijn met goed uitgetekende verhoudingen (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) en omgangsvormen;
Gezien het uitgangspunt dan ook is dat mandatarissen en medewerkers moeten blijven streven naar een vertrouwensrelatie tussen de twee niveaus en naar (samen)werken met respect voor elkaars taakomschrijving;
Beslist:
Met 19 stemmen voor (Rob Mennes, Geert Rottiers, Vera Goris, Pieter Smits, Axel Boen, Leo Haucourt, Stan Scholiers, Karl Van Hoofstat, Philippe Van Bellingen, Rita Jacobs, Koen Vaerten, Nicole Haerenout, Myriam Baeyens, Chantal Jacobs, Philip Lemal, Marjan Nauwelaert, Elke Bogaerts, Danny Schoonderwoert en Gilbert Van de Vreken)
Artikel 1:
De OCMW-raad keurt volgende afsprakennota tussen het vast bureau en het managementteam goed:
AFSPRAKEN OVER DE WIJZE VAN SAMENWERKEN
1. Algemene uitgangspunten
Het Decreet Lokaal Bestuur omschrijft de missie van de gemeente als volgt:
● dat de gemeente beoogt bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk beleid (art. 2 DLB);
● dat de gemeente een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden verzekert (art. 2 DLB);
● dat ze de inwoners zo veel mogelijk betrekt bij het beleid en zorgt voor openbaarheid van bestuur (art. 2 DLB).
Om deze missie te doen slagen zullen het vast bureau en de leden van het managementteam met elkaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke decretale taak, samenwerken.
Beide partners zullen in hun samenwerking respect opbrengen:
● voor de prerogatieven van de OCMW-raad;
● voor de beslissingsbevoegdheid van de verkozen mandatarissen;
● voor de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdracht van alle medewerkers.
Het vast bureau en alle medewerkers werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking.
Bij alle beleidsinitiatieven vormen volgende beginselen de leidraad:
● realistische planning;
● efficiënte en resultaatgerichte uitvoering;
● hoge kwaliteitsstandaarden voor de dienstverlening;
● administratieve vereenvoudiging;
● efficiënt personeelsmanagement;
● gezond financieel beleid.
2. Deontologie
De deontologische code van zowel mandatarissen als medewerkers wordt geregeld in een afzonderlijk document, goedgekeurd door de gemeenteraad, zoals het Decreet Lokaal Bestuur dit voorschrijft. Deontologie loopt als een rode draad doorheen de dagelijkse werking en moet samen gelezen worden met wat hier voorligt: de afspraken rond omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
Afspraken omtrent omgangsvormen gaan verder dan deontologie want deze hebben betrekking op de dagelijkse samenwerking tussen mandatarissen en medewerkers en kunnen uitkomst bieden als er zich een spanningsveld manifesteert.
3. Beleidsvoering
3.1. Uitgangspunten
Het vast bureau is de motor van het proces van beleidsvoering in de gemeente. Deze motorfunctie veronderstelt dat men de positie van de OCMW-raad respecteert en goede afspraken maakt met de medewerkers over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie.
3.2. Basisprincipes
● Beleidsvoorbereiding: het beleid wordt voorbereid door de diensten en dit in samenspraak met de burgemeester/bevoegde schepen. De algemeen directeur staat in voor de coördinatie en de communicatie tussen de medewerkers en de beleidsorganen. Bij de voorbereiding van het beleid zijn de bevoegde diensten verantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid op financieel en organisatorisch vlak.
● Beleidsbepaling: de OCMW-raad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester bepalen elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden het gemeentelijk beleid. De beslissingen worden door hen genomen.
● Beleidsuitvoering: de diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. Anderzijds verbinden de mandatarissen zich ook tot een duidelijk, tijdige en volledige formulering van de vraag/opdracht.
● Beleidsevaluatie: jaarlijks zal een evaluatie gemaakt worden van de strategische nota en de daaruit voortvloeiende meerjarenplanning.
Medewerkers en mandatarissen onderschrijven samen het principe van de beleidscyclus. Concreet betekent dit dat in het kader van een strategische planning vooreerst de doelstellingen worden bepaald. Vervolgens worden de doelstellingen vertaald in operationele doelstellingen en actieplannen. Tot slot worden deze actieplannen opgevolgd en aan de hand van een evaluatie bijgestuurd in functie van de behaalde resultaten. Desgevallend worden de doelstellingen bijgesteld en de actieplannen aangepast.
3.3. Concrete afspraken
● Bij het begin van de legislatuur maken de beleidsverantwoordelijken een bestuursakkoord voor de volledige legislatuur op en wordt een strategisch meerjarenplan op basis van dat akkoord uitgewerkt. Dit meerjarenplan komt tot stand in nauwe samenwerking met het managementteam en de diensten. Het omvat de strategische en operationele doelstellingen en de actieplannen.
● De leden van het managementteam zorgen ervoor dat de inhoud van de strategische nota en het meerjarenplan, het jaarplan en de tussentijdse aanpassingen voldoende bekend zijn bij de medewerkers.
● De diensten zorgen voor de nodige objectieve (cijfer)gegevens en alternatieven om de voorgestelde beleidsoptie(s) te ondersteunen. Meer gegevens resulteren immers in een effectiever beleid.
● De algemeen directeur zorgt voor de doorstroming van de beleidsvoorstellen van de diensten naar het college en de doorstroming van de beleidskeuzes naar de diensten.
● Indien een beleidsbeslissing niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, delen de diensthoofden dit onverwijld mee aan het vast bureau met mededeling van de reden of omstandigheden.
● Jaarlijks evalueert het managementteam de in de strategische nota en het meerjarenplan opgenomen doelstellingen. Deze evaluatie wordt besproken met het vast bureau. Op basis van de evaluatie wordt het meerjarenplan aangepast.
● De krediet- en wetmatigheidscontrole op de beslissingen met een financiële impact behoort tot het takenpakket van de financieel directeur. De financieel directeur onderzoekt de dossiers op hun conformiteit met de wettelijkheid.
4. Organisatie en werking.
4.1. Overleg en communicatie
Overleg en communicatie is onontbeerlijk in de organisatie.
Een structureel en gestructureerd overleg verzekert goede communicatie binnen de organisatie tussen mandatarissen en medewerkers.
In dat opzicht dient hier minstens melding gemaakt van volgende overlegmomenten:
A. OVERLEG EN COMMUNICATIE OP NIVEAU VAN DIENSTEN
● Indien de noodzaak zich voordoet zal er een bespreking zijn met de individuele diensten.
● In het kader van de organisatiebeheersing zal een stuurgroep, bestaande uit de diensthoofden van elke dienst, minstens 1x/kwartaal samenkomen. Tijdens deze vergadering kunnen interne aangelegenheden van de diensten eveneens worden besproken.
● Na de vergaderingen wordt van de diensthoofden verwacht dat men de collega’s van de eigen dienst verder informeert.
B. OVERLEG EN COMMUNICATIE OP NIVEAU VAN HET MANAGEMENTTEAM
Het overleg binnen het managementteam:
● Zorgt voor het voorbereidend werk inzake algemene organisatorische regelingen en algemene managementaanpak. Het managementteam fungeert dan als eerste klankbord voor de algemeen directeur en als overlegpartner van het beleid in strategische en/of algemeen organisatorische aangelegenheden.
● Is een schakel tussen enerzijds de beleidsorganen en de organisatie én anderzijds de diverse gemeentelijke actoren onderling waarbij de focus ligt op samenwerken en inspireren.
● Zorgt voor de uitwerking van de decretaal voorziene opdrachten (o.m. zie art 181DLB).
C. OVERLEG EN COMMUNICATIE TUSSEN COLLEGE EN MANAGEMENTTEAM
Wanneer noodzakelijk wordt een overleg tussen het vast bureau en het managementteam voorzien.
Samenstelling van het MANAGEMENTTEAM:
● Burgemeester (met raadgevende stem)
● Algemeen directeur
● Financieel directeur
● Diensthoofd burgergerichte diensten
● Diensthoofd personeel en organisatie
● Deskundigen en/of medewerkers kunnen op ad hoc basis en gerelateerd aan belangrijke projecten/programma’s uitgenodigd worden op het managementteam.
● Bijkomend kan een lid van het college van burgemeester en schepenen worden uitgenodigd.
D. PERMANENTE INFORMATIE-UITWISSELING BURGEMEESTER EN/OF BEVOEGDE SCHEPEN EN/OF ALGEMEEN DIRECTEUR MET DE DIENSTEN
Een andere vorm van overleg is de permanente informatie-uitwisseling tussen de burgemeester/de bevoegde schepen en het diensthoofd.
Het betrokken diensthoofd overlegt met de algemeen directeur op dondernamiddag of minstens voorafgaandelijk aan de collegezittingen of aan de agendering van agendapunten die tot zijn bevoegdheid behoren, of telkens wanneer het voor het dossier vereist is.
4.2. Concrete afspraken
Vast bureau
● De burgemeester en de individuele schepenen werken samen met de leden van het managementteam en de diensthoofden aan de jaarplannen en het voortgangsrapport.
Algemeen directeur
● De algemeen directeur organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie.
● De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Hij/zij staat aan het hoofd van het gemeentepersoneel en is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. De algemeen directeur rapporteert aan het vast bureau. Het vast bureau bepaalt wat onder het begrip “dagelijks personeelsbeheer” (individueel en collectief) wordt verstaan;
● De algemeen directeur zorgt voor het opzetten van de organisatiebeheersing.
Financieel directeur
● De financieel directeur is verantwoordelijk voor de financieel-economische sturing en het financieel beheer van de gemeentelijke organisatie, alsook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande de materies waarvoor hij/zij bevoegd is.
Gemeentelijke diensten
● De gemeentelijke diensten ondersteunen het managementteam en het vast bureau bij de beleidsvoorbereiding.
● De gemeentelijke diensten ondersteunen de OCMW-raad en het vast bureau bij het uitwerken van de strategische nota van het meerjarenplan en het meerjarenplan.
● De gemeentelijke diensten formuleren samen met de burgemeester/bevoegde schepen de beleidsvoorbereiding en het voortgangsrapport.
5. Evaluatie en bijsturing
Indien noodzakelijk zal deze afsprakennota worden aangepast en ter goedkeuring aan de OCMW-raad worden voorgelegd.
Afgesloten te Schelle op
Ondertekend door de burgemeester, de leden van het vast bureau
de burgemeester de schepen de schepen
de schepen de schepen
en door de leden van het managementteam:
de algemeen directeur de financieel directeur
het diensthoofd burgergerichte diensten het diensthoofd P&O
de burgemeester